SMS, iMessage oder E-Mail: Welchen Kanal sollte der Verein wählen?
Ein Entscheidungsmodell dafür, wann Vereine SMS, iMessage oder E-Mail wählen sollten — und wie die Kanäle zusammenwirken können, ohne den Empfänger zu überfluten.
Der Kanal sollte zur Botschaft passen. Ein langer Newsletter gehört in die E-Mail, während eine zeitkritische Änderung direkt aufs Handy gelangen muss. Wenn mehrere Kanäle gemeinsam verwaltet werden, fällt es leichter, den richtigen zu wählen, ohne alles manuell zu duplizieren.
E-Mail für Inhalte, die Platz brauchen
Nutzen Sie E-Mail für Newsletter, Protokolle, Einladungen mit mehreren Details und Inhalte, zu denen der Empfänger zurückkehren möchte. Eine klare Betreffzeile und eine einzige wichtige Handlungsaufforderung machen die Aussendung leichter aufnehmbar.
SMS und iMessage für kurze, aktuelle Mitteilungen
Mobile Nachrichten eignen sich für Erinnerungen, geänderte Zeiten und Informationen, die schnell Beachtung finden müssen. Halten Sie den Text kurz, geben Sie den Absender deutlich an und verlinken Sie weiter, wenn der Empfänger mehr Informationen benötigt.
iMessage kann verwendet werden, wenn die Geräte von Empfänger und Absender dies unterstützen, während SMS gewöhnliche Mobilnummern unabhängig vom Telefontyp erreichen.
Ein einfaches Entscheidungsmodell
- Ist der Inhalt lang oder detailreich? Wählen Sie E-Mail.
- Ist die Botschaft kurz und zeitkritisch? Wählen Sie SMS oder iMessage.
- Muss der Empfänger die Information noch lange danach finden können? Senden Sie eine E-Mail und nutzen Sie das Handy als Erinnerung.
- Betrifft die Botschaft nur eine Gruppe? Segmentieren Sie, bevor Sie senden.
- Fehlt bei einer Person die Kontaktangabe oder ist sie veraltet? Legen Sie einen Ersatzkanal fest.
Respektieren Sie den Empfänger
Senden Sie nur relevante Informationen an die richtige Gruppe. Halten Sie das Mitgliederverzeichnis aktuell, machen Sie deutlich, wozu die Angaben verwendet werden, und machen Sie es einfach, Kontaktdaten zu korrigieren oder Wünsche zu ändern. Für Marketing gelten andere Anforderungen als für notwendige Mitgliederinformationen; beurteilen Sie stets Zweck und Rechtsgrundlage.
Das Wichtigste zum Mitnehmen
Der beste Kanal ist der, der sowohl zur Dringlichkeit der Botschaft als auch zu den Bedürfnissen des Empfängers passt — nicht der, von dem aus sich zufällig am einfachsten senden lässt.
